As mudanças que a tecnologia traz para o nosso dia a dia impactam diferentes setores do mercado empresarial e, com isso, os gestores precisam alinhar suas operações com o que há de melhor para sua gestão.
Dentro de um cenário onde novas soluções são criadas para melhorar os resultados corporativos, uma delas chama a atenção por trazer mudanças significativas e até quebra de alguns paradigmas para um setor em especial, que é o de compras.
Isso mesmo, o departamento responsável por adquirir produtos ou serviços de uma companhia começa a entender, principalmente, a necessidade de usar cada vez mais a automação para qualificar seus fornecedores e, assim, melhorar a operação de forma ampla.
Certamente esta mudança precisa acontecer de forma controlada para que as empresas consigam transformar um modelo de gestão antigo em uma versão nova, com processos mais ágeis dentro de uma estrutura de dados moderna e eficiente.
Neste material rico preparado pela Neuralmind, o objetivo principal é mostrar como essas novas práticas que compõem o conceito de Compras 4.0 podem qualificar todos os processos da sua empresa.
Ao longo deste eBook abordaremos os seguintes aspectos:
- O que é um setor de compras 4.0?
- O que podemos esperar do setor de compras daqui pra frente?
- Por que apostar na automatização de processos?
- Por que incluir a gestão de fornecedores dentro de processos automatizados?
- Gestão de fornecedores através a I.A
O que é um setor de compras 4.0?
Antes de começar, precisamos estabelecer que o conceito 4.0 reúne as principais tecnologias disponíveis atualmente aplicadas em diferentes setores empresariais. Consegue imaginar quantas mudanças isso trouxe para empresas espalhadas pelo mundo? As Compras 4.0 seguem a mesma linha, usando cada vez mais a tecnologias como IoT (Internet of Things), Big Data e Inteligência Artificial.
Sabe como isso impacta no dia a dia dos gestores de compras? Eles passam a usar informações coletadas em tempo real a partir da integração de dados para monitorar cada fornecedor.
Neste cenário, os profissionais de compras encontram alguns desafios, principalmente em relação à atualização de seu conhecimento sobre as novas ferramentas. Principalmente porque já existem no mercado diferentes soluções capazes de transformar todo o processo e o funcionamento das corporações.
Aplicar o conceito de Compras 4.0 significa modernizar ferramentas e otimizar o trabalho em equipe. Para que fique mais claro como funciona o setor de Compras 4.0, mostraremos agora quais são os aspectos mais importantes que representam este novo modelo de gestão
A partir da automação dos processos, os gestores de compras conseguem encontrar algumas vantagens em relação ao modelo anterior.
- Maior controle sobre o estoque
- Foco no aumento do lucro
- Mais agilidade nas tarefas
- Identificar oportunidades
Agora, vamos entender o que significa cada uma delas.
Controle sobre o estoque
Um dos principais benefícios que a gestão ganha com a implementação do conceito de Compras 4.0 é conseguir monitorar com mais precisão tudo o que acontece no estoque.
Ou seja, com um processo automatizado as empresas diminuem falhas de reposição de produtos, insumos ou matéria-prima, assim como em relação à quantidade de itens, por exemplo. Além disso, neste novo formato, o setor de compras identifica rapidamente quais os fornecedores mais indicados para cada tipo de demanda.
Foco no aumento do lucro
A consequência para os gestores que conseguem manter o estoque bem controlado é aumentar a rentabilidade da empresa. Ou seja, com a ajuda da tecnologia é possível encontrar o melhor fornecedor para cada tipo de aquisição, o que representa economia para os cofres da companhia. Sem contar o impacto direto que esse modelo tem na melhora da saúde financeira e, também, no aumento do lucro.
Mais agilidade nas tarefas
Assim como toda operação empresarial, algumas tarefas do dia a dia podem demandar muito tempo e isso pode interferir diretamente no desempenho das equipes. O modelo de Compras 4.0 se caracteriza também por agilizar algumas tarefas básicas, como cotação, orçamentos, ordens de compras, recebimentos e contratos.
Imagine um gestor de compras com todas essas tarefas automatizadas? Além de dar mais agilidade à operação, os profissionais podem se concentrar em aspectos estratégicos para o negócio.
Identificar oportunidades
Outra característica comum em operações de compras modernas e automatizadas é a tomada de decisão com base nos indicadores de desempenho. Isto significa que os dados deixam de ser apenas números e passam a indicar oportunidades para os gestores.
Ao mesmo tempo, esses dados mostram pontos onde a operação pode melhorar. Por exemplo, identificar o nível de produtividade dos colaboradores e o desempenho da equipe estimulam a busca por melhorias de forma constante.
O que podemos esperar do setor de compras daqui pra frente?
Como acabamos de ver, hoje o conceito de Compras 4.0 tem características básicas que tornam as empresas cada vez mais preparadas para o crescimento. Entretanto, assim como as tecnologias que surgem rapidamente, o setor de compras segue se atualizando a partir de ferramentas cada vez mais importantes para as operações.
Principalmente por deter dados e informações valiosas sobre clientes e fornecedores, o futuro do setor de compras mostra mais eficiência e assertividade para a tomada de decisões. Ou seja, esqueça a forma de negociar com base em sua intuição ou achismo, certo? Principalmente porque é possível ter acesso às informações sobre cada ativo antes de tomar a decisão.
Se estamos falando em conceitos modernos e automação do processo de compras, podemos esperar operações menos burocráticas. Contratos, arquivos e formulários, por exemplo, passam a ser 100% digitalizados com o intuito de minimizar o tempo gasto com assinaturas, arquivamento e preenchimento de dados.
Além de digitalizados, esses e outros documentos passam a estar acessíveis por dispositivos móveis, na palma da mão dos gestores. Por isso, cada vez mais as decisões estratégicas poderão ser feitas de qualquer lugar, sem a necessidade da presença física.
Portanto, não é exagero afirmar que as empresas que apostam em modelos de Compras 4.0 têm um futuro promissor pela frente.
Por que apostar na automatização de processos?
Certamente, a principal característica deste novo conceito relacionado ao departamento de compras está ligada à automação dos processos. Porém, é importante entender o que esta mudança traz para as operações e por que este é o caminho mais procurado pelos gestores de diferentes empresas e segmentos atualmente.
A automação é responsável por cuidar de toda a parte operacional das compras para que a tomada de decisão dos gestores seja cada vez mais assertiva e eficiente. Ou seja, o sistema consegue informar automaticamente a gestão sobre cada fase da negociação, assim como enviar mensagens automáticas em diferentes etapas do processo de compra.
Por isso a automação funciona para diferentes processos de forma simples e sem grandes custos. Vamos aprofundar um pouco mais sobre este tema? Reunimos os principais motivos para você apostar na automatização de processos da sua empresa. Confira.
Organização e padronização
Empresas que trabalham com grande volume de produtos ou com sistemas robustos encontram uma forma eficiente de padronizar os processos. Para diversas empresas esta característica vai de encontro com seus objetivos em relação à melhoria de toda operação.
Portanto, a automatização pode ser considerada um dos benefícios, especialmente para as companhias que ainda realizam processos de forma manual. Além de diminuir as chances de erros humanos, a operação se torna mais qualificada.
Otimização
Uma operação que aposta na automatização de processos tem como um dos retornos mais importantes a otimização de tarefas repetitivas. Ou seja, todo o tempo destinado para as ações burocráticas do dia a dia tende a ser reduzido drasticamente depois da implantação de softwares voltados para este objetivo.
Ao mesmo tempo em que a otimização consegue reduzir as chances de falhas, ela oferece mais espaço para o trabalho voltado para as estratégias de compras.
Acesso aos dados e informações
No mercado corporativo as informações são cada vez mais valiosas e estratégicas para qualquer negócio e, por isso, os gestores precisam ter acesso fácil e simplificado a todos os dados, a qualquer hora e lugar.
Fora do conceito de automação de processos, os gestores de empresas consultam dados e informações de forma esporádica, de acordo com uma demanda ou necessidade específica. No caso das empresas com processos automatizados, que utilizam softwares específicos para este gerenciamento, o acesso às informações é contínuo e essencial para as ações estratégicas.
Saem os processos manuais e entram os dados estruturados e reunidos em uma plataforma. Todos eles disponíveis a qualquer momento para tornar a operação mais produtiva.
Visão crítica sobre a operação
Com todos os processos mais importantes automatizados, o trabalho dos gestores é direcionado para uma avaliação criteriosa sobre a operação. Ou seja, com a maioria das tarefas repetitivas automatizadas, cabe aos líderes dedicar um tempo para identificar fraquezas e virtudes da operação.
Assim, ele terá mais chances de acerto ao alterar ou remover processos que não contribuem com os resultados. Nesse sentido, a empresa consegue tornar o seu desempenho mais eficiente e aumentar a qualidade dos produtos ou serviços.
Redução de despesas
Quando uma empresa aposta em automatização de processos, ela consegue diminuir alguns gastos que podem fazer a diferença no orçamento. Entre as despesas que são eliminadas completamente da operação, o espaço físico para armazenar arquivos é a principal.
Toda operação de uma empresa pode funcionar em nuvem, assim como arquivos impressos em papel. Processos automatizados também minimizam erros e, consequentemente, o retrabalho.
Por que incluir a gestão de fornecedores dentro de processos automatizados?
Em um departamento de compras a gestão dos fornecedores é fundamental e, com a ajuda da tecnologia, os gestores encontram soluções que potencializam a performance das empresas.
Atualmente, diferentes sistemas vêm tornando os processos empresariais mais eficientes e cada vez mais rentáveis e estratégicos para a organização. Considerando a gestão de fornecedores, o departamento de compras 4.0 utiliza a tecnologia para diminuir seus custos sem perder eficiência.
Trata-se de um controle de qualidade sobre as empresas parceiras onde os produtos e serviços que elas oferecem precisam estar alinhados às necessidades de cada objetivo.
Em outras palavras, com a otimização dos processos a gestão de fornecedores define os melhores produtos, prazos, custos, e mensuração dos negócios. Para entendermos qual a importância para a gestão de fornecedores, mostraremos as principais vantagens da automação para a gestão de fornecedores.
Identificação e qualificação
Reunir os dados e informações dos fornecedores em uma plataforma facilita a organização e agiliza os processos. Com acesso dinâmico à todas as informações necessárias para tomar a decisão mais assertiva, os gestores são capazes de identificar e consultar relatórios sobre cada empresa em tempo real.
Eficiência em entregas
As organizações que otimizam sua gestão de fornecedores percebem que a entrega se torna mais eficiente à medida em que o sistema facilita o entendimento sobre as demandas. Sem contar que os processos passam a ser feitos com maior velocidade e isso reflete na performance da operação diante do mercado.
Acompanhamento de etapas
Outro ponto importante de uma gestão de fornecedores automatizada é o acompanhamento sobre todas as etapas do trabalho, assim como a validação das empresas em relação aos padrões mínimos estabelecidos para a prestação do serviço, assim como licenças, regulamentações e normas exigidas por lei.
Controle de despesas
Com um sistema totalmente automatizado, os gestores conseguem ter maior controle sobre os gastos e despesas da operação em relação ao setor de gestão de fornecedores.
Em muitos casos, o sistema implementado nas empresas para esta finalidade elimina os erros de cálculo em relação aos parceiros do negócio.
Melhora na comunicação
Entre as diversas vantagens que a automação oferece, uma das mais festejadas pelas equipes é a melhora no relacionamento e na comunicação entre os profissionais envolvidos.
Sem dúvidas, este aspecto é essencial para a continuidade da parceria entre as empresas e permite que o fornecedor atualize seus dados de cadastro de forma simples, quando for preciso.
Gestão de fornecedores através da I.A
Sem dúvidas, a Inteligência Artificial aplicada à gestão de fornecedores traz oportunidades para todo o ciclo de empresas fornecedoras. A gestão de riscos, por exemplo, usa a tecnologia para monitorar e identificar ameaças para a cadeia de suprimento.
Por outro lado, a IA pode revisar e aprovar de forma automática diferentes ordens de compras, além de negociar e gerar contratos. Certamente a Inteligência Artificial tem muito mais a oferecer para empresas em relação à gestão de fornecedores, principalmente para os líderes conseguirem tomar melhores decisões estratégicas, aumentando a eficiência dos processos e dando visibilidade aos fornecedores.
Acompanhe o mercado ou fique para trás
Como vimos durante este conteúdo, a tecnologia está disponível para todos, basta saber como usá-la para que os negócios possam ter mais chances de crescer. Para aqueles gestores que ainda resistem aos novos métodos e sistemas de gestão automatizada, a principal dica é ampliar seus conhecimentos e caminhar para a quebra de paradigmas.
A tecnologia junto com a Inteligência Artificial consegue potencializar o trabalho dos humanos, basta saber como operar e como interpretar as informações e dados de forma cada vez mais estratégica.
Sobre a Neuralmind
Somos uma empresa que oferece uma plataforma de Inteligência em Documentos e Imagens, com reconhecimento automático de diferentes tipos. Para atingir os resultados esperados, contamos com técnicas avançadas de inteligência artificial para automatizar a captura, classificação, reconhecimento e análise de documentos jurídicos, financeiros, de seguradoras, assim como documentos de empresas, pessoas e bens.
Desenvolvemos produtos inovadores a partir de pesquisas junto a instituições de excelência e somos referência nacional em processamento de linguagem natural e visão computacional.
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